Hallo, ich möchte gerne ein Geschäftskonto eröffnen…
…welcher Vertriebsmitarbeiter hört diesen Satz nicht gerne? Ob die Anfrage nach einem Girokonto, einer Versicherung oder dem Firmenwagen: Wenn der Kunde mit Abschluss “droht”, sollte es Bestenfalls schnell gehen.
Doch Vorsicht: Denn vor jedem schnellen Geschäft gilt es, einige Pflichten einzuhalten und den potenziellen Kunden genau zu prüfen. Warum und wie so eine Prüfung aussieht, erklären wir im heutigen Beitrag.
Warum muss ich meine Kund:innen prüfen?
Die Pflicht zur Prüfung Ihrer Kund:innen ist in verschiedenen Gesetzen geregelt und kann je nach Land und Branche unterschiedlich aussehen. In unserem Fall bildet das Geldwäschegesetz die Grundlage. Verpflichtete nach dem GwG wie Banken, Versicherungen und Immobilienmakler:innen müssen vor Geschäftsabschluss ihre Kund:innen identifizieren und auf mögliche Risiken prüfen.
Denn: Nur wer seine Kunden genau kennt, kann verdächtiges Verhalten frühzeitig erkennen. Außerdem drohen bei Missachtung der Pflichten hohe Bußgelder.
Diesen Prüfprozess nennen wir KYC. KYC steht für „Know your customer“ und dient dazu, sicherzustellen, dass Unternehmen keine illegalen Aktivitäten wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung unterstützen.
Wie KYC im Onboarding von Neukunden funktioniert
Der erste Schritt im Kunden-Onboarding ist das Einholen von Daten wie persönlichen Angaben, dem Namen des Unternehmens, Adresse und dem Unternehmenssitz. Während man diese Daten früher noch auf dicken Fragebögen direkt vom Kunden geholt hat, funktioniert dies heute nahezu automatisch.
Basis dafür sind Daten, die man aus dem Markt geliefert bekommt. Zum Beispiel aus dem Handelsregister, aus Bilanzen und Gesellschafterverträgen. Auch Firmen wie die SCHUFA und Dun & Bradstreet liefern viele Daten über die zukünftigen Kunden.
Übrigens: In KYCnow erhalten Sie nationale Daten von über 68 Mio. natürlichen und 6 Mio. juristischen Personen sowie über 367 Mio. internationale Daten.
Wem gehört das Geld?
Hat man nun erstmal alle Stammdaten gesammelt, stehen tiefergehende Prüfungen an. Ein wichtiger Punkt ist die Ermittlung der sogenannten wirtschaftlich Berechtigten. Also wem in der Firma platt gesagt „das Geld gehört“. Und das muss nicht zwangsläufig die Geschäftsführerin sein.
Als wirtschaftlich Berechtigter wird eine natürliche Person bezeichnet, die Eigentümer:in des Unternehmens ist oder unter deren Führung das Unternehmen steht. Außerdem kann es eine natürliche Person sein, auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt und eine Geschäftsbeziehung begründet wird.
Wie ermittelt man den wirtschaftlich Berechtigten?
Kurz gesagt: Man prüft, wer wie viele Anteile am Unternehmen hat – ggf. auch indirekt durch andere Unternehmen, sogenannte Zwischengesellschaften.
In dieser Prüfung schaut man sich also die Unternehmens-Verflechtungen an. Welche Personen stehen an der Spitze? Wer hält welche prozentualen Anteile? Als wirtschaftlich Berechtigter gilt nach GwG, wer mehr als 25% der Unternehmensanteile besitzt.
In KYCnow stellen wir dies als Verflechtungsgraph dar, welcher die Unternehmensanteile genau aufschlüsselt. Der Vorteil: Wer die Verflechtungen einmal kennt und positiv bewertet hat findet hierin auch vertriebliche Ansätze. Schließlich sind auch die verbundenen Zwischengesellschaften potentielle Kund:innen.
Wie vertrauenswürdig sind die Personen im Unternehmen?
Nun werden die ermittelten natürlichen Personen genauer untersucht. Nicht nur die wirtschaftlich Berechtigten, sondern auch auftretende Personen wie Geschäftsführer oder Gesellschafter. Stichwort: Namescreening.
Dabei wird geprüft, ob die natürlichen Personen auf weltweiten Black-, Watch- und Sanktionslisten stehen oder einen sogenannten PEP-Status haben.
Sanktionierte Personen
Stehen verbundene Personen auf Sanktionslisten, darf ich das anfragende Unternehmen im schlimmsten Fall gar nicht als Kunden aufnehmen – sprich, das Konto nicht eröffnen. Hintergrund: Die Verpflichteten nach GwG sind mitverantwortlich, dass Sanktionen durchgesetzt werden und sanktionierte Personen vom Wirtschaftskreislauf ausgeschlossen werden.
Insbesondere seit Beginn des Kriegs Russlands gegen die Ukraine sind Sanktionen bei der KYC-Prüfung in den Fokus gerückt. Die Sanktionslisten weltweit sind prall gefüllt – eine manuelle Prüfung hier ein Ding der Unmöglichkeit. Digitale Tools wie KYCnow helfen dabei, auf Knopfdruck und tagesaktuell sanktionierte Personen zu ermitteln – und so wichtige Entscheidungen schnell treffen zu können.
Politisch Exponierte Personen (PEPs)
Unter Politisch Exponierten Personen versteht man zusammengefasst solche Personen, die einflussreiche öffentliche Ämter ausüben oder früher ausgeübt haben. Da PEPs oft Entscheidungen treffen, durch welche Unternehmen wichtige Aufträge bekommen und mit staatlichen Mitteln gefördert werden, ist hier Vorsicht geboten.
Geschäfte mit PEPs sind nicht verboten – es gelten aber verschärfte Prüfpflichten. So müssen die Quellen des Vermögens von PEPs ermittelt werden. Transaktionen sind genau zu prüfen und eine fortlaufende Aktualisierung der persönlichen Daten ist notwendig.
Ein umfassendes Gesamtbild des Kunden durch KYC
Mit all diesen Daten gilt es, ein Gesamtbild der Kundin bzw. des Kunden zu erstellen und die Frage zu beantworten: Will und darf ich dieses Unternehmen als Kunde haben?
Stehen alle Prüfungen auf „grün“ so ist der Weg frei zum Geschäftsabschluss. Bei „gelben“ Kunden gilt es, nochmal genauer hinzuschauen. Zur Ablehnung des Geschäftes kommt es in der Regel bei „Roten“ Fällen.
Bei all diesen Punkten, die im Onboarding beachtet und geprüft werden müssen stellt sich die Frage, wie lange dieser Prozess insgesamt dauert. Im Sinne des Kunden sollte die KYC-Prüfung so schnell wie möglich abgeschlossen werden. Niemand möchte wochenlang auf ein neues Konto warten und die Konkurrenz ist häufig nur wenige Mausklicke entfernt.
Die KYC-Akte in nur 60 Sekunden – mit KYCnow
Eins ist klar: Ohne automatisierte und digitale Unterstützung ist ein KYC-Prozess heutzutage nicht mehr möglich – oder sehr ineffizient. Und da jede Sekunde zählt sollte man als verpflichtetes Unternehmen auf digitale Lösungen setzen.
Mit KYCnow erstellen Sie eine KYC-Akte in nur 60 Sekunden. Neben den Stammdaten, den Verflechtungen und einem Namescreening werden auch alle relevanten Dokumente und Registerauszüge heruntergeladen.
Alle Informationen und Dokumente werden zentral und revisionssicher in KYCnow abgelegt. Dabei ist unser Tool sowohl als Standalone-Plattform als auch als API-Anbindung direkt ins Unternehmenssystem nutzbar.
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Fotocredit: Foto von Chris Liverani auf Unsplash
