KYCnow Release Notes

1. Neue Statusseiten für Video Ident und Gruppen-Outreach (UI & API)

Unter „Prozess-Status“ stehen zwei neue Übersichten zur Verfügung: Die Video-Ident-Statusseite zeigt alle im jeweiligen Tenant gestarteten Video-Ident-Prozesse inklusive Status und weiterer Informationen. Die Ergebnisse können nach Status, Anbieter, Personenart und Startzeitraum gefiltert werden.

Die Gruppen-Outreach-Statusseite bietet einen zentralen Überblick über alle gestarteten Gruppen-Outreaches sowie die daraus entstandenen Einzel-Outreaches. Über den Management-Typ kann gefiltert werden, ob die Einzel-Outreaches durch den ursprünglichen Nutzer selbst bearbeitet oder an weitere Personen delegiert wurden. Die Seite steht Kunden mit aktiviertem Gruppen-Outreach zur Verfügung.

Beide Übersichten können auch über die API abgerufen werden. Die entsprechenden Endpunkte finden Sie in der API-Dokumentation.

2. Outreaches direkt in der Übersicht löschen (UI & API)

Outreach-Prozesse können ab sofort auch direkt auf der Outreach-Statusseite gelöscht werden. Nach dem Wechsel in den Bearbeitungsmodus lassen sich ein oder mehrere Outreaches auswählen und nach einer zusätzlichen Bestätigung vollständig entfernen.

Bitte beachten Sie: Es handelt sich um eine endgültige Löschung. Der gesamte Outreach-Prozess und die zugehörigen Daten werden entfernt, der Outreach-Link ist anschließend nicht mehr erreichbar und die Daten können nicht wiederhergestellt werden. Die Funktion ist derzeit nicht auf Administratoren beschränkt.

Auch für die API steht ein entsprechender Endpunkt zur Verfügung.

3. Verbesserte Tenant-Informationen und Navigation (UI)

Im oberen rechten Bereich werden nun der Tenantname, die verbleibende Zeit bis zum automatischen Logout sowie der Logout-Button angezeigt. Die Links zu Hilfe, Systemstatus und Release Notes befinden sich künftig im unteren linken Bereich der Navigation.

4. Name Screening Monitoring in geschlossenen Akten (UI)

Treffer aus dem Name Screening Monitoring können nun auch in geschlossenen Akten bewertet werden, ohne die Akte zuvor erneut öffnen zu müssen. Hinweise informieren darüber, wenn ein relevanter Treffer voraussichtlich eine weiterführende Prüfung erfordert oder sich eine Bewertung auf den AFC-Index auswirken kann.

Der AFC-Index wird nach dem erneuten Öffnen und Aufrufen der Akte aktualisiert. Ergänzend wurden das Unternehmens-Matching, die Berücksichtigung konfigurierter Screening-Listen und weitere Bestandteile der Trefferverarbeitung optimiert.

5. Weitere Verbesserungen in Akten und Monitoring (UI)

Die Übersicht geschlossener Akten zeigt nun zusätzlich das Risk Assessment und den AFC-Index. Bei erhöhten Sorgfaltspflichten wird in der Akte ein entsprechender Hinweis am AFC-Index angezeigt.

Der Unternehmensname ist jetzt durchgängig im Subheader sichtbar. Weicht er vom Aktennamen ab, wird dies direkt am Aktennamen gekennzeichnet. Außerdem wurden die Navigation innerhalb der Monitoring-Ergebniskarten und weitere Details der Benutzerführung verbessert.

6. Diverse Optimierungen und Fehlerbehebungen

Zusätzlich wurden verschiedene kleinere Fehler behoben und Anpassungen vorgenommen. Dazu gehören Verbesserungen am Linkage Graph, an Übersetzungen der Risikoberechnung, am Name-Screening-Matching und an der Darstellung von Screening-Details. Nicht mehr benötigte Informationen und Einstellungen wurden entfernt und verschiedene Bezeichnungen innerhalb der Anwendung vereinheitlicht.

1. Neu: Name Screening Monitoring (UI & API)
   Kontinuierliches Name Screening Monitoring für Unternehmen, Zwischengesellschaften, wirtschaftlich Berechtigte sowie erste und zweite Führungsebene gegen alle im Name Screening genutzten PEP-, Sanktions-, Watch- und Warnlisten. Bei Listenänderungen oder Neueinträgen erfolgt ein automatischer Re-Check der gekennzeichneten Namen, die Ergebnisse werden in der jeweiligen KYC-Akte dokumentiert, im Frontend angezeigt und über die Schnittstelle bereitgestellt.
2. WZ2025 ab sofort verfügbar (UI & API):
   Sie werden bis auf weiteres zusätzlich zu den WZ 08 ausgegeben. Eine Aktualisierung erfolgt in bestehenden Akten (zu deutschen Unternehmen) nur bei Neubestellung der Stammdaten.
3. Neuer „Outreach Löschen“ Endpunkt (API):
   Per Endpunkt können nun einzelne Outreaches gelöscht werden. Dabei wird der gesamte Prozess gelöscht, der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

1. UI-Update: Mehr Konsistenz und bessere Bedienbarkeit
Mit dem aktuellen Release wurde die Benutzeroberfläche umfassend überarbeitet. Zahlreiche Anpassungen in Design, Navigation und Button-Logik sorgen für eine konsistentere und nutzerfreundlichere Anwendung.

2. Name Screening: Optimierte Anzeige und verbesserte Navigation (UI)
Im Name Screening wurden verschiedene Verbesserungen umgesetzt. Dazu zählen eine konsistentere Darstellung der Listenauswahl, die korrekte Anzeige unvollständiger Geburtsdaten, eine verbesserte Treffergenauigkeit bei Person Records sowie die Möglichkeit, im Monitoring auch geschlossene Akten aufzurufen und Ergebnisse einzusehen.

3. Outreach Process: Erweiterte Filter und vollständiger CSV-Export (UI)
Der Outreach Process wurde funktional erweitert. Der videoIdent-Status ist nun sichtbar, zusätzliche Filtermöglichkeiten erleichtern die Auswertung und der CSV-Download berücksichtigt jetzt alle Seiten der gewählten Filterergebnisse.

4. Dokumente und Reports: Neue Funktionen im Viewer und zusätzlicher Report (UI)
Der Document Viewer wurde erweitert und unterstützt nun unter anderem Rotieren, Zoomen und in bestimmten Fällen auch die Suche innerhalb von Dokumenten. Zudem ist das Record PDF jetzt auch auf Englisch verfügbar. Neu ist außerdem das BIR (Business Information Report), das bei allen D&B-Akten zusätzlich zum Comprehensive Report bereitsteht.

5. Weitere Verbesserungen in Stammdaten, Konfiguration und Usability (UI)
Ergänzend wurden verschiedene Optimierungen in Stammdaten, Konfiguration und Usability umgesetzt, darunter neue Informationen in der Gruppenübersicht, überarbeitete Dropdowns, Verbesserungen bei Custom Fields, zusätzliche Dateninformationen sowie diverse Bugfixes.

1. Media Screening: KI-Klassifizierung direkt in die Suche integriert
Das Media Screening wurde weiter verbessert: Die Klassifizierung durch den KI-Agenten ist nun direkt in die Suche integriert. Der bisherige Button „KI-Agent“ entfällt damit. Treffer werden ab sofort automatisch im Hintergrund bewertet und klassifiziert. Eine separate Nutzung des KI-Agenten ist somit nicht mehr erforderlich. Dadurch erfolgt die Bewertung von Treffern schneller und nahtlos innerhalb der Suche. Gleichzeitig behalten Sie unverändert die volle Kontrolle über die finale Einstufung, da alle Bewertungen weiterhin jederzeit manuell überprüft und angepasst werden können.

2. CSV-Download für Risikobewertungen
Ab sofort kann für alle Akten eine CSV-Datei exportiert werden, die sowohl die einzelnen Scores der Risikoberechnung als auch den Gesamtscore enthält. Die bisherige Auswertung über Excel entfällt und die Analyse wird deutlich einfacher und effizienter.

3. Korrekte Unternehmens-Schreibweise analog D&B-Register
Die Namensanzeige im Zusammenhang mit D&B-Register wurde angepasst. Wenn sich der Unternehmensname in einer Akte – bezogen auf den „Primary Name“ – vom Wert des „Registered Name“ unterscheidet, wird künftig der „Registered Name“ ausgegeben. Dadurch wird die korrekte Schreibweise des Unternehmensnamens sichergestellt.

4. Diverse Bugfixes
Zusätzlich wurden verschiedene Fehlerbehebungen und kleinere Optimierungen vorgenommen, um die Stabilität und Benutzerfreundlichkeit der Anwendung weiter zu verbessern.

1. Registerdokumente von Moody’s: neue Live-Suche
Wenn Registerdokumente nicht direkt verfügbar sind, steht neben der bisherigen Index-Suche nun zusätzlich eine Live-Suche zur Verfügung. Die Index-Suche ist sehr schnell (ca. 200–400 ms) über einen Datenindex; falls ein Unternehmen dort nicht enthalten ist, kann alternativ die Live-Suche direkt im Register genutzt werden (höhere Trefferchance, aber langsamer – ca. 2–4 s).

2. Name Screening: Re-Design & erweiterte Such-/Filterlogik
Das Name-Screening wurde überarbeitet: Bestellbutton oben, modernisierte Trefferübersicht inkl. Status (Treffer vorhanden / bereits bewertet) sowie Detailansicht je Treffer inkl. Vergleichsdaten. Zusätzlich kann bei der Bestellung gesteuert werden, ob ein vorhandenes Geburtsdatum in der Suche berücksichtigt oder ignoriert wird; außerdem wurden die Filteroptionen für PeP-Treffer um „Ex-PePs“ und „Verwandte“ erweitert. Um das neue Name Screening zu aktivieren, senden Sie uns bitte eine kurze E-Mail an tech-support@kycnow.de

New: Aktengruppierung und Gruppen-Outreach (UI & API)

New: Outreach Übersicht (UI & API)

• Zentrale Übersicht aller Outreaches pro Tenant: Alle Outreaches werden übersichtlich in einer UI-Ansicht zusammengeführt, sofern das Outreach-Modul aktiviert ist und entsprechende Formulare hinterlegt sind.
• Statusinformationen mit Zeitstempeln: Für jeden Outreach stehen folgende Status zur Verfügung: Created at (Zeitpunkt der Erstellung), Updated at (Zeitpunkt der letzten Aktualisierung), Completed at (Zeitpunkt des Abschlusses)
• Flexible Filtermöglichkeiten: Die Übersicht kann nach den Zeitstempeln der drei Status gefiltert werden. So identifizieren Sie offene, überfällige oder kürzlich abgeschlossene Outreaches schnell und effizient.
• CSV-Export für Reporting und Revision: Die aktuell gefilterte Outreach Übersicht lässt sich als CSV exportieren, zum Beispiel für internes Reporting, Audits oder zur Weiterverarbeitung in Ihren Systemen.
• Gezielter Abruf einzelner Outreaches: Über einen dedizierten Endpunkt können Statusinformationen zu einem einzelnen Outreach anhand der Outreach Process ID abgefragt werden.

Allgemein (UI & API) 

• Datenaktualisierung direkt im Frontend: Stammdaten oder Verflechtungsdaten können nun unmittelbar aus der UI heraus zur Aktualisierung angestoßen werden, wenn Angaben nicht korrekt sind. 

• Diverse UI-Verbesserungen: Zahlreiche Darstellungsoptimierungen wurden umgesetzt. Unter anderem werden im Name Screening Buttons klarer und konsistenter angezeigt. 

Media Screening (UI & API) 

• Kundenindividuelle Suchbegriffe: Im Media Screening kann nun zusätzlich mit kundenspezifischen Suchbegriffen gearbeitet werden. Die Begriffe werden auf Wunsch durch den Customer Support hinterlegt. 

• Suchen sind nun in deutscher und englischer Sprache möglich. 

• Auch verbundene Zwischengesellschaften und historische Firmennamen werden jetzt im Media Screening berücksichtigt. 

Transparenzregister (UI & API) 

• Stabilitätsanpassungen: Aufgrund weiterer Updates des Transparenzregisters wurde die technische Verarbeitung der Unstimmigkeitsmeldungen angepasst, um die Stabilität dauerhaft sicherzustellen. 

• Verbesserte Vergleichsseite: Die Vergleichsansicht zur Unstimmigkeitsmeldung wurde überarbeitet, sodass Abweichungen zwischen Registerdaten und eigenen Informationen besser nachvollzogen werden können. 

Personenakte (UI & API) 

• Beim Anlegen einer Personenakte ist das Geburtsdatum kein Pflichtfeld mehr. 

• Die automatisierte Risikoermittlung über den AFC-Index kann nun auch für Personenakten durchgeführt werden. 

Name Screening (UI & API) 

• Bei der Prüfung werden jetzt zusätzlich die jeweiligen Muttergesellschaften einbezogen. 

Research (UI) 

• Die Auswahl der Rechtsformen wurde überarbeitet. Eine optimierte Sortierung und Suchfunktion sorgen für eine deutlich intuitivere Auswahl und verhindern Fehleingaben. 

Ausblick: Individuelle Risikoberechnung 

Ein neues, erweitertes Tool zur individuellen Risikobewertung im Bereich AFC-Index befindet sich aktuell in der Verprobung. 

• Risikoarten können kundenspezifisch definiert und gewichtet werden (z. B. Länderrisiko, Bonitätsrisiko, ESG-Ratio, Sanktionen, negative Medienberichte, Branchenrisiko…). 

• Für die Risikoberechnung werden sämtliche verfügbaren Daten der Akte sowie optionale zusätzliche Werte aus benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) genutzt. 

• Kunden können eigene Risiko-Skalen und Gewichtungen hinterlegen inkl. Regeln zur Gesamtrisikoermittlung (z. B. „Bonität hoch = Gesamtrisiko hoch“). 

• Die Lösung wird grundsätzlich im Rahmen eines individuellen Projekts umgesetzt und nicht einfach freigeschaltet (Einrichtung und Abstimmung erforderlich). 

Allgemein (UI & API)

• Vereinfachte Unternehmenssuche in der UI: Die Suche kann nun bereits ab einem Zeichen gestartet werden (zuvor ab drei Zeichen). 
• API-Bereinigung: Die Endpunkte „SubmitUnkownCompanyResearch“ und „UploadUnkownCompanyResearchDocuments“ werden abgeschaltet. Bitte verwenden Sie die in der API-Dokumentation aufgeführten Nachfolgeendpunkte. 

Transparenzregister – Unstimmigkeitsmeldungen (UI & API) 

• Aufgrund von Änderungen beim Transparenzregister wurde der Endpunkt  “OrderTransparencyDiscrepancies” geändert. 
• Neue Eingabemaske zur Unstimmigkeitsmeldung in der UI: Gründe für die Meldung werden über Auswahlfelder erfasst (fehlende Angaben und/oder abweichende wirtschaftlich Berechtigte). Freitextfelder ermöglichen die Beschreibung der Unstimmigkeit. Die Herkunft der abweichenden Daten ist anzugeben (Registerdaten oder eigene Dokumente) und wird per Auswahlfeld erfasst. 

Recherche (UI) 

• Standardisierte Rechtsformangabe: Bei der Einreichung einer Recherche ist die Rechtsform nun aus einer Dropdown-Liste zu wählen; freie Eingaben sind nicht mehr möglich. Die Suche unterstützt Kurzformen von Rechtsformen. 
• Fehlerbehandlung: Fehlgeschlagene Recherchen können direkt in der UI neu gestartet werden. 

Zwischengesellschaften (Screening) 

• Erweiterter Prüfumfang: Alle Zwischengesellschaften werden nun gescreent – auch wenn kein wirtschaftlich Berechtigter (UBO) zugeordnet ist. Das Feature kann auf Anfrage freigeschaltet werden. 
  • Zwischengesellschaft: zwischen Unternehmen und UBO 
  • Verbundene Zwischengesellschaft: zwischen Unternehmen und Muttergesellschaft (auch ohne UBO)
• Datenpflege: Eigene Zwischengesellschaften können hinzugefügt und bestehende Einträge bearbeitet werden. 

Name-Screening 

• Zusätzliche Prüfkategorien: Verbundene Zwischengesellschaften sowie historische Firmennamen können nun ebenfalls im Name-Screening berücksichtigt werden. 

Neu: Personenakte (UI & API) 

• Verwaltung natürlicher Personen: Privatpersonen können als eigenständige Akten angelegt und im Name-Screening geprüft werden. Relevante personenbezogene Dokumente können hochgeladen; zusätzliche Daten wie E-Mail-Adresse und Anschrift erfasst werden. 

Benutzerdefinierte Datenfelder (UI & API) 

• Individuelle Felder: Kundenseitig konfigurierbare Datenfelder stehen zur Verfügung und können in UI und API genutzt werden. Die initiale Anlage erfolgt derzeit über den Support. 

Verbesserungen in der KYCnow-Plattform (UI)

• Optimierte Darstellung der Adressen: Die Stammdatenansicht wurde überarbeitet, sodass Adressen nun noch übersichtlicher und besser lesbar angezeigt werden.
• Verbesserte Dokumenten-Downloads: Beim Herunterladen aller Dokumente als ZIP wird nun der Aktenname als Dateiname verwendet – analog zum Akten-PDF.
• Erweiterte Recherche: Branchenschlüssel und Kommunikationsdaten können jetzt direkt in der Recherche hinterlegt werden.
• Feinschliff am Rechte- und Rollenkonzept: Weitere Anpassungen für eine noch präzisere Steuerung von Benutzerrechten.
• Kundenindividuelle Listen im Namescreening: Auf Wunsch können nun auch unternehmenseigene Listen für das Namescreening hinterlegt werden. Treffer aus diesen Listen werden in der jeweiligen Akte angezeigt.

Leerakte („Custom Record“) (UI & API)

• Einfachere Erstellung: Leerakten können nun mit Minimaldaten – ähnlich wie bei einer Recherche – angelegt werden.
• Unternehmensstatus flexibel ändern: Sie können den Status der Leerakte selbstständig anpassen.
• Providerwahl bei Core Data: Bei SCHUFA und D&B können Core-Daten bestellt und der Anbieter gezielt ausgewählt werden.
• Direkte Erstellung im Webportal: Leerakten lassen sich jetzt bequem im Frontend anlegen und bei Bedarf nachträglich einer Recherche zuordnen.

Verbesserter „Suggested Provider“-Endpunkt (API): Der „Suggested Provider“-Endpunkt steht nun in einer verbesserten Version 2 zur Verfügung und liefert noch relevantere Ergebnisse.

Verbesserte Unternehmenssuche (SCHUFA)

• Höhere Relevanz von Hauptsitzdaten: Der Hauptsitz eines Unternehmens wird bei der Trefferliste stärker gewichtet.
• Bessere Ergebnisse bei Sonderzeichen & Leerzeichen: Die Suchlogik wurde optimiert, um auch bei fehlerhaften Eingaben bessere Resultate zu liefern.

Neue Statuspage & RSS-Feed: Ab sofort erreichen Sie unsere Statuspage über die URL statuspage.kycnow.de und den RSS-Feed über https://statuspage.kycnow.de/feed.rss. Dort können Sie immer den aktuellen Status der KYCnow-Module nachvollziehen.

1. New Status Pages for Video Ident and Group Outreach (UI & API)

Two new overview pages are now available under “Process Status”: The Video Ident status page displays all Video Ident processes initiated within the respective tenant, including their status and additional information. Results can be filtered by status, provider, person type and the period in which the Video Ident process was initiated.

The Group Outreach status page provides a central overview of all initiated Group Outreaches and the individual Outreaches created from them. The management type filter can be used to distinguish whether the individual Outreaches were handled by the original user or delegated to other users. The page is available to customers with Group Outreach enabled.

Both overviews can also be accessed via the API. The corresponding endpoints are available in the API documentation.

2. Delete Outreaches Directly from the Overview (UI & API)

Outreach processes can now also be deleted directly from the Outreach status page. After switching to edit mode, one or more Outreaches can be selected and permanently removed following an additional confirmation.

Please note: This is a permanent deletion. The entire Outreach process and all associated data will be removed. The Outreach link will no longer be accessible, and the deleted data cannot be restored. The function is currently not restricted to administrators.

A corresponding API endpoint is also available.

3. Improved Tenant Information and Navigation (UI)

The tenant name, the remaining time until automatic logout and the logout button are now displayed in the top-right corner. Links to Help, System Status and Release Notes have been moved to the bottom-left section of the navigation.

4. Name Screening Monitoring in Closed Records (UI)

Hits from Name Screening Monitoring can now also be assessed in closed records without reopening the record first. Notifications indicate when a relevant hit is likely to require further review or when an assessment may affect the AFC Index.

The AFC Index is updated after the record has been reopened and accessed again. Company matching, the use of configured screening lists and other parts of the hit-processing logic have also been improved.

5. Further Improvements to Records and Monitoring (UI)

The closed-record overview now also displays the Risk Assessment and AFC Index. If enhanced due diligence measures apply, a corresponding indicator is shown next to the AFC Index within the record.

The company name is now consistently displayed in the subheader. If it differs from the record name, this is indicated directly next to the record name. Navigation within the Monitoring result cards and further aspects of the user interface have also been improved.

6. Various Optimisations and Bug Fixes

Several smaller issues have also been resolved and additional adjustments have been made. These include improvements to the Linkage Graph, risk-calculation translations, Name Screening matching and the display of screening details. Information and settings that are no longer required have been removed, and various terms used throughout the application have been standardised.

1. New: Name Screening Monitoring (UI & API)
   Continuous name screening monitoring for companies, intermediate entities, beneficial owners, and first- and second-level management against all PEP, sanctions, watch, and warning lists used in name screening. When lists are updated or new entries are added, the flagged names are automatically rechecked; the results are documented in the respective KYC file, displayed in the frontend, and made available via the API.
2. WZ2025 now available (UI & API):
   These will be issued in addition to WZ 08 until further notice. Updates to existing files (for German companies) will only occur when the master data is reordered.
3. New “Delete Outreach” endpoint (API):
   Individual outreaches can now be deleted via this endpoint. This deletes the entire process; the action cannot be undone.

1. UI Update: Greater Consistency and Improved Usability
The user interface has been comprehensively redesigned in this release. Numerous adjustments to the design, navigation, and button logic ensure a more consistent and user-friendly experience.

2. Name Screening (UI): Optimized Display and Improved Navigation
Various improvements have been implemented in Name Screening. These include a more consistent display of the list selection, the correct display of incomplete birth dates, improved match accuracy for person records, and the ability to access closed files and view results in Monitoring.

3. Outreach Process (UI): Expanded Filters and Full CSV Export
The Outreach Process has been functionally expanded. The videoIdent status is now visible, additional filtering options facilitate evaluation, and the CSV download now includes all pages of the selected filter results.

4. Documents and Reports (UI): New Features in the Viewer and Additional Report
The Document Viewer has been enhanced and now supports, among other things, rotation, zooming, and, in certain cases, searching within documents. Additionally, the Record PDF is now available in English. Another new feature is the BIR (Business Information Report), which is available for all D&B files in addition to the Comprehensive Report.

5. Further improvements to master data, configuration, and usability (UI)
In addition, various optimizations have been implemented in master data, configuration, and usability, including new information in the group overview, revised dropdown menus, improvements to custom fields, additional data information, and various bug fixes.

1. Media Screening: AI classification integrated directly into the search
Media Screening has been further improved: Classification by the AI agent is now integrated directly into the search. The previous “AI Agent” button is no longer needed. Results are now automatically evaluated and classified in the background. Separate use of the AI agent is therefore no longer necessary. This allows for faster and seamless evaluation of results within the search. At the same time, you retain full control over the final classification, as all evaluations can still be manually reviewed and adjusted at any time.

2. CSV Download for Risk Assessments
Effective immediately, a CSV file can be exported for all files, containing both the individual scores from the risk calculation and the overall score. The previous evaluation via Excel is no longer necessary, and the analysis becomes significantly simpler and more efficient.

3. Correct company spelling in accordance with the D&B Register
The display of names in connection with the D&B Register has been adjusted. If the company name in a file—based on the “Primary Name”—differs from the value of the “Registered Name,” the “Registered Name” will be displayed in the future. This ensures the correct spelling of the company name.

4. Various bug fixes
In addition, various bug fixes and minor optimizations have been implemented to further improve the application’s stability and user-friendliness.

1. Moody’s registry documents: new live search
If registry documents are not directly available, a live search is now available in addition to the previous index search. The index search is very fast (approx. 200–400 ms) via a data index; if a company is not included there, the live search can be used directly in the registry as an alternative (higher chance of finding a match, but slower – approx. 2–4 s).

2. Name screening: redesign & expanded search/filter logic
Name screening has been revised: order button at the top, modernized hit overview including status (hits available/already evaluated) and detailed view for each hit including comparison data. In addition, when ordering, you can control whether an existing date of birth is included or ignored in the search; furthermore, the filter options for PeP hits have been expanded to include “Ex-PePs” and “Relatives.” To activate the new name screening, please send us a short email to tech-support@kycnow.de.

New: File grouping and group outreach (UI & API)

With the new “file grouping” feature in the Outreach module, files can be grouped together to represent, for example, corporations or company structures in KYCnow. Groups are created, edited, and removed via a new group page in the KYCnow menu. Files can be assigned to a group both on the group page and directly from the file.

The detailed view of a group displays all files it contains, including relevant information, and the group can also be edited there. In addition, documents that are valid for the entire group can be uploaded once at the group level; these then appear both in the group and in the associated files.

For files within a group, a group outreach can be initiated to a central contact person. This person receives a single link, logs in once, and can review and supplement the information for all files. If necessary, they can forward the outreach for individual files to other people by entering their email addresses in the group outreach.

The prerequisite is that the customer uses the outreach module. The group outreach form can be customized to the customer’s specifications, similar to the existing outreach; in addition, an individual form can be selected for each file within the group to specify which information is collected. Both features work in the UI as well as via API.

New: Outreach Overview (UI + API)

The new Outreach Overview provides a complete overview of all ongoing and completed outreach processes. You can see at a glance where you stand.
The most important functions at a glance:

• Central overview of all outreach activities per tenant: All outreach activities are clearly displayed in a single view, provided that the outreach module is activated and the relevant forms are stored.
• Status information with timestamps: The following statuses are available for each outreach activity: Created at (time of creation), Updated at (time of last update), Completed at (time of completion)
• Flexible filter options: The overview can be filtered specifically according to the timestamps of the three statuses. This allows you to quickly and efficiently identify open, overdue, or recently completed outreach activities.
• CSV export for reporting and auditing: The currently filtered outreach overview can be exported as a CSV file, for example for internal reporting, audits, or further processing in your systems.
• Targeted retrieval of individual outreaches: Status information on an individual outreach can be queried using the outreach process ID via a dedicated endpoint.

General (UI & API)

• Data updates directly in the front end: Master data or interdependency data can now be updated directly from the UI if information is incorrect.
• Various UI improvements: Numerous display optimizations have been implemented. Among other things, name screening buttons are now displayed more clearly and consistently.

Media screening (UI & API)

• Customer-specific search terms: Customer-specific search terms can now also be used in media screening. The terms can be stored by customer support on request.
• Searches are now possible in German and English.
• Affiliated intermediate companies and historical company names are now also included in media screening.

Transparency Register (UI & API)

• Stability adjustments: Due to further updates to the Transparency Register, the technical processing of discrepancy reports has been adjusted to ensure long-term stability.
• Improved comparison page: The comparison view for discrepancy reports has been revised so that discrepancies between register data and your own information can be better understood.

Personal files (UI & API)

• When creating a personal file, the date of birth is no longer a mandatory field.
• Automated risk assessment using the AFC index can now also be performed for personal files.

Name screening (UI & API)

• The respective parent companies are now also included in the check.

Research (UI)

• The selection of legal forms has been revised. An optimized sorting and search function ensures a much more intuitive selection and prevents incorrect entries.

Outlook: Individual risk calculation

A new, enhanced tool for individual risk assessment in the AFC Index area is currently being tested.

• Risk types can be defined and weighted on a customer-specific basis (e.g., country risk, credit risk, ESG ratio, sanctions, negative media reports, industry risk, etc.).
• All available data from the file as well as optional additional values from user-defined fields (custom fields) are used for the risk calculation.
• Customers can store their own risk scales and weightings, including rules for determining overall risk (e.g., “high credit rating = high overall risk”).
• The solution is always implemented as part of an individual project and is not simply activated (setup and coordination required).

General (UI & API)

• Simplified company search in the UI: The search can now be started with just one character (previously three characters).
• API cleanup: The endpoints “SubmitUnkownCompanyResearch” and “UploadUnkownCompanyResearchDocuments” will be deactivated. Please use the successor endpoints listed in the API documentation.

Transparency register – discrepancy reports (UI & API)

• Due to changes in the transparency register, the endpoint “OrderTransparencyDiscrepancies” has been changed.
• New input mask for discrepancy reports in the UI: Reasons for the report are recorded via selection fields (missing information and/or deviating beneficial owners). Free text fields allow the discrepancy to be described. The origin of the deviating data must be specified (register data or own documents) and is recorded via a selection field.

Search (UI)

• Standardized legal form specification: When submitting a search, the legal form must now be selected from a drop-down list; free entries are no longer possible. The search supports abbreviated forms of legal forms.
• Error handling: Failed searches can be restarted directly in the UI.

Intermediate companies (screening)

• Extended scope of verification: All intermediate companies are now screened – even if no beneficial owner (UBO) is assigned. The feature can be activated on request.
  • Intermediate company: between company and UBO
  • Affiliated intermediate company: between company and parent company (even without UBO)
• Data maintenance: You can add your own intermediate companies and edit existing entries.

Name screening

• Additional check categories: Affiliated intermediate companies and historical company names can now also be included in name screening.

New: Personal files (UI & API)

• Management of natural persons: Private individuals can be created as separate files and checked in name screening. Relevant personal documents can be uploaded; additional data such as email address and postal address can be recorded.

User-defined data fields (UI & API)

• Individual fields: Customer-configurable data fields are available and can be used in the UI and API. Initial creation is currently carried out by support.

Improvements to the KYCnow platform (UI)

• Optimized address display: The master data view has been redesigned so that addresses are now displayed in a clearer and more readable format.
• Improved document downloads: When downloading all documents as a ZIP file, the file name is now used as the file name – similar to the file PDF.
• Advanced search: Industry codes and communication data can now be stored directly in the search.
• Fine-tuning of the rights and roles concept: Further adjustments for even more precise control of user rights.
• Customer-specific lists in name screening: On request, company-specific lists can now also be stored for name screening. Hits from these lists are displayed in the respective file.

Empty file (“Custom Record”) (UI & API)

• Easier creation: Empty files can now be created with minimal data – similar to a search.
• Flexibly change company status: You can adjust the status of the empty file yourself.
• Provider selection for core data: With SCHUFA and D&B, core data can be ordered and the provider can be specifically selected.
• Direct creation in the web portal: Blank files can now be conveniently created in the front end and assigned to a search later if necessary.

Improved “Suggested Provider” endpoint (API): The “Suggested Provider” endpoint is now available in an improved version 2 and delivers even more relevant results.

Improved company search (SCHUFA)

• Higher relevance of headquarters data: The headquarters of a company is given greater weight in the hit list.
• Better results for special characters & spaces: The search logic has been optimized to deliver better results even with incorrect entries.

New status page & RSS feed: You can now access our status page via the URL statuspage.kycnow.de and the RSS feed via https://statuspage.kycnow.de/feed.rss. There you can always check the current status of the KYCnow modules.