Darum brauchen Sie (vielleicht) einen KYC-Prozess

Geldwäscheprävention: Nicht nur für Banken relevant 

Geldwäsche – das Wort hat sicherlich jeder schon einmal gehört. In Deutschland beträgt das jährliche Geldwäschevolumen laut einer Analyse des Bundesfinanzministeriums 100 Milliarden Euro. Zu viel: Das ist klar. 

Doch wie erkennt und verhindert man es, dass illegale Gelder in den normalen Geldkreislauf fließen? Das Stichwort lautet: Prävention. Und für diese sind nicht nur die Banken zuständig. Denn nach dem Geldwäschegesetzt gibt es einen großen Kreis verpflichteter Gruppen, welche präventive Maßnahmen zur Eindämmung von Geldwäsche ergreifen müssen. 

Ob Sie auch dazu gehören, welche Pflichten Sie zu erfüllen haben und ob KYC für Sie relevant ist, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Die Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz 

Grundsätzlich lassen sich die Verpflichteten nach GwG in zwei Gruppen einteilen: Der Finanzsektor und der Nicht-Finanzsektor. Geregelt wird dies im Geldwäschegesetz §2 Absatz 1. Dabei gilt als Voraussetzung, dass es sich um eine wirtschaftliche und keine private Tätigkeit handelt. 

Verpflichtete im Finanzsektor 

Die Verpflichteten dieses Bereiches sind sicher die naheliegenden, wenn man an die Prävention von Geldwäsche denkt. Unter den Finanzsektor fallen: 

• Kreditinstitute
• Finanzdienstleistungsinstitute 
• Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute 
• Agenten für Zahlungsdienste und E-Geld 
• Selbstständige Gewerbetreibende im Bereich Zahlungsdienste / E-Geld  
• Finanzunternehmen 

Verpflichtete im Nicht-Finanzsektor 

Die folgenden Unternehmen, Institutionen oder Personengesellschaften sind ebenfalls verpflichtet, aktiv an der Reduzierung von Geldwäsche mitzuwirken: 

• Versicherungsunternehmen 
• Versicherungsvermittler  
• Kapitalverwaltungsgesellschaften 
• Rechtsanwälte, Kammerrechtsbeistände, Patentanwälte sowie Notare  
• Rechtsbeistände 
• Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte 
• Dienstleister für Gesellschaften und für Treuhänder 
• Immobilienmakler:innen 
• Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen 
• Güterhändler, Kunstvermittler und Kunstlagerhalter 

Diese Pflichten sollten Sie kennen: Risikomanagement, Sorgfalts- und Meldepflicht 

Ob Bank, Versicherung oder Schmuckhändlerin: Die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz gelten für alle benannten Gruppen gleichermaßen. Dabei gibt es drei wesentliche Bereiche zu unterscheiden: Das Risikomanagement, die Sorgfaltspflicht und die Meldepflicht.  

Wer diese Pflichten missachtet, dem können Bußgelder von bis zu 150.000 Euro drohen, bei wiederholten oder systematischen Verstößen sogar bis zu 1 Millionen Euro. Bei BaFin-regulierten Unternehmen steigt dieser Betrag auf bis zu 5 Millionen Euro. 

Risikomanagement: Mitarbeiter:innen in der Pflicht 

Als Verpflichteter müssen Sie ein hausinternes Risikomanagement implementieren. Dazu zählt: 

• Die Erstellung einer internen Risikoanalyse 
• Die Umsetzung interner Sicherungsmaßnahmen  
• Die Bestellung eines Geldwäschebeauftragen 

Mit der Risikoanalyse sollen die spezifischen Risiken in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Ihrem Geschäftsbetrieb erfasst und bewertet werden. Auf dieser Grundlage sind anschließend entsprechende Präventionsmaßnahmen – interne Sicherungsmaßnahmen – im Unternehmen zu ergreifen. 

Solche Maßnahmen reichen von Mitarbeiterschulungen bis hin zur Installation umfassender KYC-Prozesse. In vielen Fällen muss auch ein Geldwäschebeauftragter bestellt werden, welcher sich um die Einhaltung der Maßnahmen, regelmäßige Schulungen und die Bearbeitung von Verdachtsfällen kümmert. 

Besonderheit Güterhändler

Nicht alle Güterhändler sind verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragen zu bestellen. Dennoch sollten sie sich zumindest mit dem GwG und den daraus resultierenden Pflichten auseinandersetzen. 

Eine Pflicht zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragen besteht unter anderem, wenn mit Luxusgütern gehandelt wird. Darunter fallen beispielsweise Schmuck, Uhren, Edelsteine, Kunst, Antiquitäten, Autos, Boote, Flugzeuge und dergleichen. Außerdem, wenn Einzelgeschäfte von über 10.000 Euro in Bargeld abgewickelt werden. 

Sorgfaltspflicht: Know Your Customer (KYC) 

Als verpflichtete Person oder Unternehmen müssen vor Geschäftsabschluss in bestimmten Fällen Informationen über den Vertragspartner eingeholt werden. Dieser Prozess ist unter dem Begriff KYC, die Kurzform für „Know Your Customer“ bekannt und muss in den folgenden Fällen beachtet werden: 

• Bei Begründung einer neuen Kundenbeziehung 
• Bei Transaktionen über 10.000 Euro (auch gestückelt) außerhalb bestehender Kundenbeziehungen 
• Bei begründetem Verdacht auf eine Straftat nach § 261 Strafgesetzbuch 
• Bei Zweifeln an der Identität des Geschäftspartners 

Die Kernpunkte dieses umfangreichen Prozesses sind: 

1. Die Identifizierung der Geschäftspartner. Dazu müssen bei natürlichen Personen Daten wie Name, Geburtsort und -datum, die Staatsangehörigkeit und Anschrift dokumentiert und überprüft werden. Bei juristischen Personen der Name oder die Bezeichnung, die Firmenanschrift und Vertretungsorgane. 
2. Die Einholung von Informationen zum Hintergrund des Geschäftes bzw. der Geschäftsbeziehung. 
3. Die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten Personen. 
4. Die fortlaufende Überwachung der Kundenbeziehung und regelmäßige Aktualisierung der Informationen. 

KYC im Zeichen von Sanktionen

Im Rahmen des Ukraine-Krieges und des Sanktionsdurchsetzungsgesetzes (SDGII) hat auch das Name- und Sanktionslistenscreening immer mehr Relevanz im Rahmen von KYC erhalten. Dies trifft alle verpflichteten Unternehmen gleichermaßen, ist aber besonders auch für Güterhändler:innen interessant. 

Viele Staaten haben diverse Sanktionspakete erlassen, welche die Geschäftsbeziehung zu sanktionierten Personen und Unternehmen aus Russland und anderen Ländern verbieten. Daher ist jedes Unternehmen angehalten, die eigenen Liefer- und Dienstleisterketten zu prüfen, um Bußgelder zu vermeiden. 

Mit KYCnow können Sie ermittelte Personen und wirtschaftlich Berechtigte – auch von Zwischengesellschaften – auf allen internationalen Name-, Watch- Black- und Sanktionslisten sowie auf den PeP-Status prüfen. Und das mit nur einem Klick. 

Meldepflichten: Bei Verdacht auf Geldwäsche 

Besteht ein konkreter Verdacht auf Geldwäsche so müssen verpflichtete Unternehmen, Institutionen und Personengruppen eine Verdachtsmeldung vornehmen. Die Pflicht ist dabei unabhängig von der Höhe der Transaktion oder des Vermögenswertes. 

Die Meldung erfolgt auf elektronischem Weg direkt an die FIU (Financial Intelligence Unit), welche dazu die Anwendung „goAML“ bereitgestellt hat. 

Es gilt: Lieber einmal zu viel als einmal zu wenig melden. Bei unterlassenen Meldungen drohen Strafen – für Falschmeldungen jedoch nicht. 

Neben der Verdachtsmeldung gibt es auch noch eine sogenannte “Unstimmigkeitsmeldung”. Diese muss abgegeben werden, wenn die erfragten Kunden- bzw. Unternehmensdaten von den Daten des Transparenzregisters abweichen. Wird diese Meldung unterlassen, so drohen Bußgelder. Die Unstimmigkeitsmeldung kann direkt aus KYCnow heraus abgegeben werden. 

Alle Pflichten nach GwG und SDGII einhalten – mit KYCnow 

Wer als Verpflichteter nach GwG alle Pflichten sicher einhalten will, kommt an einer digitalen Lösung nicht vorbei. Mit KYCnow bieten wir Ihnen ein Tool, welches dank modularem Aufbau flexibel nach Ihren Bedürfnissen zusammengestellt werden kann.  

Ob als große Bank oder als kleiner Gebrauchtwagenhändler: Mit KYCnow ermitteln Sie in Sekundenschnelle wirtschaftlich Berechtigte und sanktionierte Unternehmen. Und vermeiden so hohe Bußgelder. 

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Fotocredit: Photo by Gianluca D’Intino on Unsplash und Foto von Markus Winkler auf Unsplash