Die Identifizierungspflicht ist ein elementarer Bestandteil der auszuübenden Sorgfaltspflichten im Rahmen des Geldwäschegesetzes. Diese gilt allerdings nicht nur für den Vertragspartner, sondern auch für Person(en), die für diesen Vertragspartner auftreten. So wird gem. §10 Abs. 1 Nr. 1 GwG vom Verpflichteten in Bezug auf eine etwaige auftretende Person zweierlei verlangt.
Identifizierung von Auftretenden Personen
Zunächst die Identifizierung nach Maßgabe des § 11 Abs. 4 und des § 12 Abs. 1 und 2 GwG. Gemeint ist hiermit die Erhebung der dazu notwendigen Angaben und deren Überprüfung mit Hilfe geeigneter Dokumente.
Notwendige Angaben sind jene, welche auch in Bezug auf den Vertragspartner erhoben werden müssen, wenn dieser eine natürliche Person ist:
- der Vor- und Nachname,
- der Geburtsort,
- das Geburtsdatum,
- die Staatsangehörigkeit und
- eine Wohnanschrift.
Eigenschaft der auftretenden Person
Offen bleibt im Geldwäschegesetz, wer als auftretende Person gilt und folglich identifiziert werden muss. Eine Konkretisierung erfolgt hier durch die Aufsichtsbehörden, welche gem. §51 Abs. 8 GwG verpflichtet sind, Auslegungs- und Anwendungshinweise (AuA) zu veröffentlichen, darunter auch zum Thema Sorgfaltspflichten.
Die BaFin, Aufsichtsbehörde im Bereich des Finanzwesens, stellt zur Eigenschaft einer auftretenden Person fest, dass „es dabei um diejenige Person [geht], die vorgibt, im Namen des Vertragspartners zu handeln.“
Die BaFin konkretisiert darüber hinaus auch welche auftretenden Personen zu identifizieren sind. Darunter sind gesetzliche Vertreter wie beispielsweise die Eltern oder, im Falle einer GmbH, der Geschäftsführer. Auch rechtsgeschäftlich bestellte Vertreter sind zu Identifizieren. Hierzu gehören unter anderem diejenigen, welche mit einer Vollmacht, beispielsweise in Form einer Prokura, auftreten. In beiden Fällen ist laut BaFin zumindest bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung die auftretende Person zu prüfen.
Ähnliches hält auch das Regierungspräsidium Darmstadt in dessen AuA für Güterhändler, Immobilienmakler und anderen Nichtfinanzunternehmen fest.
Feststellen der Berechtigung
Zudem muss der Verpflichtete feststellen, ob die für den Vertragspartner auftretende Person überhaupt dazu berechtigt ist für diesen aufzutreten. Auch hier finden sich im Geldwäschegesetz keine näheren Vorgaben.
BaFin sieht die Berechtigungsprüfung im Falle von Auszahlungen schon durch die zivilrechtliche Berechtigungsprüfung erfüllt.
Das Regierungspräsidium Darmstadt gibt in seinen AuA Beispiele anhand deren die Berechtigung festgestellt werden kann, wie aus dem Handelsregister oder der schriftlichen Vollmachtsurkunde.
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