In der digitalen Ära sind Steuerkanzleien immer auf der Suche nach innovativen Lösungen, um den Arbeitsalltag effizienter und sicherer zu gestalten. Die Verwaltung von Steuerangelegenheiten und die Interaktion zwischen Kanzleien und ihren Mandanten haben sich mit dem Aufkommen moderner Technologien drastisch verändert.
Eine Plattform, die sich diesem Ziel verschrieben hat, den Kanzleialltag weiter zu vereinfachen, ist KanzleiDrive. Wir haben Jakob Stuby von KanzleiDrive gebeten, uns mehr über diese aufregende Innovation und ihre KYC-Integration zu erzählen.
Jakob Stuby, Co-Founder CEO von KanzleiDrive
Was genau ist KanzleiDrive?
KanzleiDrive ist ein Mandantenportal zum Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Steuerberatungskanzleien und ihren Mandanten. Unser Ziel ist es, den Mandanten eine einfache, intuitiv bedienbare Anwendung bereitzustellen, während die Kanzleien in ihren bestehenden und gewohnten Kanzlei-Systemen arbeiten.
Dies ermöglicht eine nahtlose Interaktion zwischen Steuerberatern und Mandanten.
KYC für Steuerberater
Welche Rolle spielt die KYC-Integration innerhalb der Plattform?
Die KYC-Integration spielt eine entscheidende Rolle bei dem Onboarding neuer Mandanten und der Stammdatendatenpflege. Sie ermöglicht es den Kanzleien, einen Großteil der erforderlichen Stammdaten automatisch abzurufen und aktuell zu halten.
Darüber hinaus erleichtert es die Einhaltung des Geldwäschegesetzes. Statt händischem Zusammensuchen und Eingabe aller relevanten Informationen geht Mandanten-Onboarding jetzt auch per Knopfdruck.
Inwiefern hilft die Integration dabei, die Signierberechtigungen klarer zu definieren und wie trägt sie zur Verbesserung der Sicherheitsstandards bei der digitalen Signatur bei?
Bisher können Anbieter von digitalen Signaturen nur feststellen, ob und welche Personen ein Dokument unterzeichnet haben. Die KYC-Integration ermöglicht es, nicht nur zu wissen, dass zwei Personen ein Dokument unterschrieben haben, sondern auch sicherzustellen, dass die unterzeichnende Person dazu berechtigt ist. Dies beseitigt die Notwendigkeit manueller Überprüfungen und gewährleistet die Rechtsgültigkeit der Unterschrift.
Automatisiertes Mandanten-Onboarding
Wie funktioniert die Bereitstellung der aktuellen Stammdaten durch die KYC-Integration in KanzleiDrive?
Dank der KYC-Integration in KanzleiDrive wird das Mandanten-Onboarding für Steuerkanzleien deutlich vereinfacht. Wenn eine mögliche Zusammenarbeit im Raum steht, gibt die Kanzlei den Firmennamen an, und alle notwendigen Stammdaten werden automatisch abgerufen.
Dabei kann die Kanzlei genau festlegen, welche Informationen sie benötigt, sei es Stammdaten, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten oder Namensprüfungen gegen PEP– oder Sanktionslisten.
Die automatische Integration dieser Daten reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und erspart zeitaufwändige manuelle Dateneingaben. Zudem gewährleistet sie eine höhere Datenpräzision.
Darüber hinaus lassen sich die abgerufenen Daten nahtlos und automatisch in das führende Kanzlei-System, wie etwa DATEV, integrieren. Das erleichtert nicht nur das Mandanten-Onboarding, sondern steigert auch die Effizienz im Kanzlei-Workflow.
Insgesamt ermöglicht die KYC-Integration Steuerkanzleien, sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben und die Bedürfnisse ihrer Mandanten zu konzentrieren.
Höchste Sicherheitsstandards
Welche Arten von Daten und Informationen können über die KYC-Integration in KanzleiDrive eingespeist werden? Gibt es Datenschutzbedenken?
KanzleiDrive zieht Daten aus öffentlichen Handelsregistern und ergänzt sie um Informationen zur Geldwäscheerfüllung und den wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens. Da dies im Einklang mit Geldwäschegesetzen geschieht und alle Daten verschlüsselt sind, gibt es keine Datenschutzbedenken.
Was passiert, wenn ein Treffer gefunden wird?
Bei einem Treffer setzen wir uns mit einem Geldwäschebeauftragten in Verbindung, der den Fall manuell überprüft. Zusätzlich bieten wir Ansprechpartner, um Kanzleien bei der KYC-Prüfung zu unterstützen und die Einhaltung der Geldwäschegesetze sicherzustellen.
KanzleiDrive revolutioniert die Art und Weise, wie Steuerkanzleien mit ihren Mandanten interagieren und wie Daten und Dokumente ausgetauscht werden. Die Integration von KYC-Verfahren in diese Plattform verspricht nicht nur mehr Effizienz, sondern auch höhere Sicherheitsstandards in der digitalen Zusammenarbeit.
Weiterentwicklungen geplant
Welche weiteren Funktionen oder Erweiterungen können KanzleiDrive-Nutzer in Zukunft im Zusammenhang mit der KYC-Integration erwarten?
Wir planen in zwei Phasen. In der ersten Phase wird das Mandanten-Onboarding optimiert, um Daten schneller zu sammeln. In der zweiten Phase bauen wir die Funktion auch für bestehende Mandanten ein und integrieren die KYC-Integration in unseren digitalen Signaturworkflow, um die Beweiskraft der digitalen Signatur weiter zu erhöhen.
Gibt es weitere Ressourcen oder Schulungen, die Sie Nutzern anbieten, um die volle Bandbreite der Möglichkeiten der KYC-Integration zu verstehen und zu nutzen?
Wir bieten ausführliche Schulungen im Onboarding-Prozess an und empfehlen, einen Blick in unser Hilfecenter oder auf unsere Website zu werfen, um keine Webinare zum Thema „KYC-Integration“ zu verpassen.
