5 Schritte der Sanktionslistenprüfung

Die 5 Schritte der Sanktionslistenprüfung

Was ist die Sanktionslistenprüfung?

Die Sanktionslistenprüfung ist seit Beginn des Krieges Russlands gegen die Ukraine in aller Munde. Als Mittel gegen Rechtverstöße werden die sogenannten Sanktionen schon seit einigen Jahrzehnten verhängt.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Sanktionslisten. Sanktionslisten sind Verzeichnissen, die Personen, Unternehmen aber auch Güter umfassen, gegen welche wirtschaftliche oder rechtliche Maßnahmen verhängt wurden.

Die Prüfung solcher Sanktionslisten ist heutzutage für nahezu jedes Unternehmen obligatorisch – bei Missachtung drohen hohe Strafen.

Wer muss eine Sanktionslistenprüfung durchführen?

Jedes in der EU ansässige Unternehmen muss nach den Bestimmungen der EU-Verordnung und des Außenwirtschaftsgesetz (AWG) eine Sanktionslistenprüfung durchführen. Und das sowohl bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung als auch im laufenden Geschäftsbetrieb.

Im Detail heißt das: Ob Kundinnen, Geschäftspartner oder Lieferanten – bei allen müssen Sie sich als Unternehmen sicher sein, dass sie nicht auf einer Sanktionsliste stehen.

Welche Sanktionslisten sind zu prüfen?

Machen Sie nur Geschäft in Deutschland – sprich mit in Deutschland ansässigen Geschäftspartnern – dann ist eine Prüfung auf den deutschen sowie EU-Sanktionslisten relevant.

Sobald Ihr Geschäft internationaler wird, müssen Sie auch die entsprechenden Sanktionslisten der jeweiligen Länder beachten. Also prüfen, ob der Name Ihres Kunden oder Geschäftspartnerin auf einer dieser Listen auftaucht.

Das mittelbare Bereitstellungsverbot

Während es bei Einzelpersonen vermeintlich noch einfach ist, den Namen und die Adresse gegen eine Sanktionsliste abzugleichen wird dies bei juristischen Personen deutlich komplexer. Denn: Hier müssen Sie nicht nur das Unternehmen abgleichen, sondern auch den bzw. die rechtlichen Eigentümer ermitteln und auf den Sanktionslisten prüfen.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie machen ein Geschäft mit einem ausländischen Lieferanten für Verpackungsmaterial. Das Unternehmen selbst steht nicht auf der Sanktionsliste, auch Papiergüter sind erlaubt. Allerdings besitzt ein russischer Oligarch 50% der Anteile am Unternehmen. Mit diesen 50% Anteilen hat er einen erheblichen wirtschaftlichen Einfluss auf das Unternehmen und profitiert von den Unternehmenserfolgen. Er ist der sogenannte „wirtschaftlich Berechtigte“ des Unternehmens.

Nun steht er als Person auf der EU-Sanktionsliste. Auch wenn das Unternehmen selbst nicht auf dieser steht, ist in diesem Fall ist ein Geschäft mit dem Papierunternehmen verboten. Das bezeichnet man als das sogenannte „mittelbare Bereitstellungsverbot“. Dies muss bei der Sanktionslistenprüfung beachtet werden.

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Sanktionen – eine Definition

Nun wissen wir bereits, was eine Sanktionslistenprüfung ist und wer dazu verpflichtet ist. Doch was bedeutet es eigentlich, wenn man auf einer solchen steht?

Dazu blicken wir einmal auf den Begriff der Sanktion. Dieser bündelt verschiedene Maßnahmen, welche von Organisationen oder Staaten eingesetzt werden können. Die Maßnahmen zielen darauf ab, gegen Brüche des Völkerrechts, Menschenrechtsverletzungen, die Entwicklung von Massenvernichtungswaffen oder Terrorismus vorzugehen.

Zu den Maßnahmen zählen beispielsweise Handelsembargos, Finanzkontrollen oder Einreiseverbote. Ihr Ziel: Bei den sanktionierten Personen, Unternehmen oder Staaten eine Anpassung des Verhaltens zu bewirken.

Der Erfolg von Sanktionen ist umstritten, in der Vergangenheit gab es viele Beispiele, in welchen diese „friedliche“ Art der Bestrafung nicht das gewünschte Ziel erreichte.

Aktuell: Maßnahmen im Rahmen des Ukraine-Kriegs

Das aktuelle Beispiel für Sanktionen ist der Krieg Russlands gegen die Ukraine, welcher im Februar 2022 begonnen hat.

Stand September 2023 hat die Europäische Union bereits 11 (!) Sanktionspakete [1]beschlossen. Mit jedem Paket kam es zu mehr Einschränkungen von Russland als Staat, von Einzelpersonen sowie russischen Unternehmen.

So wurden Vermögenswerte von Personen, Banken und Unternehmen eingefroren und Reiseverbote unter anderem gegen Putin, Prigoschin und Lawror ausgesprochen.

Außerdem wurden die russischen Banken vom SWIFT Netz ausgeschlossen. Es gib ein Einfuhrverbot von russischem Öl und Kohle und ein Ausfuhrverbot von Luxusgütern nach Russland. Eine anschauliche Übersicht der beschlossenen Maßnahmen finden Sie hier.

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Sanktionen beachten – Bußgelder vermeiden

Fakt ist: Die Sanktionierungen sind da und werden als wirtschaftliches Mittel auch weiterhin von hoher Relevanz im Geschäftsalltag sein. Daher müssen dauerhafte Prozesse und Prüfungen in die Unternehmensprozesse integriert werden, um den Anforderungen auch langfristig gerecht zu werden und so Bußgelder zu vermeiden.

Im Folgenden schauen wir uns den genauen Ablauf einer Sanktionslistenprüfung sowie technische Möglichkeiten zur Unterstützung an.

Ablauf der Sanktionslistenprüfung

Damit die Sanktionen durchgesetzt werden und ihr Ziel erreichen, müssen alle Wirtschaftsteilnehmer mithelfen. Indem sie die Vielzahl der Maßnahmen beachten und umsetzen. Womit wir wieder bei der Sanktionslistenprüfung sind. Bei dieser gibt es grundsätzlich fünf wichtige Schritte zu beachten.

1.     Wer muss geprüft werden?

Im ersten Schritt müssen Sie die zu prüfende Zielgruppe identifizieren. Das sind alle natürlichen und juristischen Personen, mit denen Sie in einer Geschäftsbeziehung stehen:

  • Kunden und Kundinnen
  • Vertragspartner und -partnerinnen
  • Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
  • Lieferketten
  • Händler und Händlerinnen
  • Lieferanten
  • Spediteure

Von diesen Personen und Unternehmen benötigen Sie Stammdaten – wie Name und Adresse.

2.     Relevante Sanktionslisten identifizieren

Als nächstes gilt es zu prüfen, welche Sanktionslisten für Ihr Geschäft relevant sind. Sanktionslisten gibt es auf nationaler und internationaler Ebene. Das Problem: Es gibt keine Übersicht alle Sanktionslisten auf der Welt.

Daher ist hier eine detaillierte Recherche gefragt. Aus welchem Land kommt die Person/das Unternehmen? Und welche Sanktionslisten gelten in dem Fall?

3.     Geschäftspartner gegen Sanktionslisten prüfen

Haben Sie die relevanten Listen identifiziert so kann die Prüfung beginnen. Im dritten Schritt gleichen Sie den Namen und die Adresse mit allen notwendigen Sanktionslisten ab. Nicht vergessen: Auch die wirtschaftlichen Eigentümer sind zu prüfen – Stichwort: Mittelbares Bereitstellungsverbot.

Zeitlich ist eine Sanktionslistenprüfung in jedem Fall bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung durchzuführen. Doch auch Ihren Kundenbestand müssen Sie in regelmäßigen Abständen prüfen. Denn: Nach der Anpassung auf einer Sanktionsliste haben Sie lediglich zwei Tage Zeit, diese umzusetzen.

Das erfordert einen dauerhaften Prozess – im besten Fall mit Unterstützung eines automatisierten Tools zum Sanktionslistenabgleich.

4.     Ergebnisse Dokumentieren

Wenn Ihre Sanktionslistenprüfung durchgeführt wurde und alle Namen abgeglichen sind müssen Sie die Ergebnisse dokumentieren. Notieren Sie auch unbedingt das Datum der Prüfung, um die zu diesem Zeitpunkt gültige Rechtlage nachvollziehen zu können.

Eine ausführliche Dokumentation ist sehr wichtig. Zum einen, damit Sie diese selbst intern auch zu einem späteren Zeitpunkt nachlesen können. Zum anderen, falls es zu einer externen Prüfung kommt. So haben Sie einen Nachweis, dass Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind.

5.     Maßnahmen ergreifen

Sie haben einen Treffer auf einer Sanktionsliste? In diesem Fall gilt es, äußerst schnell zu handeln. Im ersten Schritt muss das Geschäft mit den betroffenen Personen oder dem Unternehmen eingefroren werden.

Dann gilt es, mit den zuständigen internen Stellen und externen Behörden die weiteren Schritte abzustimmen.

Sanktionslistenprüfung automatisieren

Den Kunden- und Partnerstamm inklusive wirtschaftlicher Eigentümer ermitteln, alle relevanten Sanktionslisten identifizieren – und das bestenfalls täglich. Ohne eine technische Unterstützung ist dies kaum möglich.

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